Was ist Bargeldkontrolle?

Bei der Bargeldkontrolle handelt es sich um einen Prozess zur Überprüfung der Vollständigkeit und korrekten Aufzeichnung aller eingehenden Bargeldbeträge sowie aller vorgenommenen Bargeldauszahlungen. Als allgemeiner Grundsatz einer verantwortungsvollen Finanzbuchhaltung findet dieser Prozess in jedem Umfeld statt, in dem Waren und Dienstleistungen gekauft und verkauft werden. Daher wenden Unternehmen, gemeinnützige Organisationen und Haushalte seine Grundprinzipien an.

Um die Bargeldkontrolle vollständig zu verstehen, ist es hilfreich zu verstehen, was in der Finanzbuchhaltung unter Bargeld zu verstehen ist. Unter diesem Begriff versteht man neben Währung und Währung auch Formen des finanziellen Austauschs wie Zahlungsanweisungen, Kreditkartenbelege und Schecks. Grundsätzlich ist jede Art von Finanzbörse geeignet, die sofort zu einem festen Wert gehandelt werden kann.

Unter Bargeldkontrolle versteht man die kompetente Verwaltung aller dieser Arten von Finanzinstrumenten durch die Aufrechterhaltung eines genauen Nachverfolgungssystems, das sowohl den Empfang als auch die Auszahlung von Bargeld berücksichtigt. Die Gestaltung dieses Prozesses ist im Allgemeinen nicht schwierig und es gibt einige grundlegende Elemente, die in den Prozess integriert werden, unabhängig davon, ob das Verfahren zu Hause oder in einer Büro- oder Geschäftsumgebung angewendet wird.

Zunächst müssen alle bargeldbezogenen Transaktionen dokumentiert und sofort erfasst werden. Die periodengerechte Rechnungslegungsmethode, bei der Gewinne und Aufwendungen erfasst werden, wenn sie anfallen, und nicht, wenn sie eingehen oder gezahlt werden, wird nicht angewendet. Jeder Geldeingang wird beim Eingang erfasst, während jede Auszahlung zum Zeitpunkt der Zahlungsfreigabe erfasst wird. Für diese Art der Dokumentation sind nur wenige Grundvorlagen erforderlich, die die notwendigen Daten erfassen. Für den Haushalt kann ein Girokonto verwendet werden, um das gesamte zum Wohle des Haushalts auf ein gemeinsames Konto eingezahlte Bargeld zu verfolgen, und der Scheckbucheintrag kann als grundlegendes Dokument dienen, das den Überblick über ein- und ausgehende Transaktionen behält.

Zweitens erfordern robuste Verfahren, dass mehrere, aber begrenzte Personen Zugriff auf das Bargeld haben, was zwei Zwecken dient. Erstens können die Menschen dafür verantwortlich gemacht werden, wie mit Bargeld umgegangen wird. Zweitens trägt die Überwachung des Prozesses durch mindestens zwei Personen dazu bei, dass wichtige Transaktionen jederzeit abgeschlossen werden können, auch wenn eine Person aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist.

Die Bargeldkontrolle erfordert außerdem, dass aufgabenbezogene Dokumente getrennt vom physischen Standort des Bargelds aufbewahrt werden. Mit anderen Worten: Das Hauptbuch, das zur Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen verwendet wird, sollte nicht zusammen mit Bargeld, Zahlungsanweisungen und Schecks im Safe aufbewahrt werden. Diese einfache Vorsichtsmaßnahme trägt dazu bei, dass die Änderung physischer Beweismittel im Zusammenhang mit Bargeld schwieriger wird und minimiert somit die Wahrscheinlichkeit eines Diebstahls.

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