Was ist ein Portokassenbeleg?

Bei jeder Vorabauszahlung für einen kleinen Einkauf wird ein Kassenbeleg in einen Kassenfonds eingezahlt. Bei der Portokasse handelt es sich um kleine Geldbeträge, typischerweise zwischen 100 und 250 US-Dollar, die für gelegentliche Einkäufe reserviert werden, um das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Firmenkreditkarte zu vermeiden. Kasseneingänge plus der Geldbetrag im Kassenfonds müssen stets dem ursprünglichen Gesamtbetrag des Kassenfonds entsprechen.

Die Auszahlung von Bargeld erfolgt im Allgemeinen auf zwei verschiedene Arten: durch Rückerstattungen oder durch Vorschüsse. Rückerstattungen erfolgen, wenn ein Kauf bereits getätigt wurde und eine Quittung als Beleg dafür vorgelegt wird, dass der Empfänger das Geld schuldet. Von Vorschüssen spricht man, wenn ein kleiner Einkauf getätigt werden muss und vor dem Kauf Geld ausgezahlt werden muss. In diesem Fall wird anstelle des ausgezahlten Betrags eine Barkassenquittung in den Fonds eingezahlt.

Ein Unternehmen verfügt im Allgemeinen über etablierte Verfahren zur Regelung der Nutzung und Überwachung des Portokassenfonds. In diesen Verfahren wird insbesondere detailliert beschrieben, welche Informationen auf einer Kassenquittung erforderlich sind. Dazu gehören in der Regel das Auszahlungsdatum sowie der Betrag, der Verwendungszweck und der Name des Empfängers. Eine Kassenquittung kann online heruntergeladen, in einem Bürobedarfsgeschäft gekauft oder einfach intern im Unternehmen als eines Ihrer benutzerdefinierten Formulare erstellt werden.

Der Verwalter des Portokassenfonds ist in der Regel ein Vorgesetzter auf einer bestimmten Ebene, der das Vertrauen des Unternehmens gewonnen hat. Er oder sie ist dafür verantwortlich, dass jeder Cent im Kassenbestand durch eine Quittung oder einen Kassenbeleg ausgewiesen wird. Sobald die Person, die das Bargeld entgegengenommen hat, eine Quittung oder andere entsprechende Unterlagen erhalten hat, sollten diese Unterlagen dem Gutschein beigefügt und entsprechend archiviert werden. Im Allgemeinen ist es Sache der Depotbank, das entsprechende Hauptbuchkonto zu bestimmen, dem der Kauf belastet wird. Zu den Hauptbuchkonten für unerwartete Ausgaben gehören Büromaterial, Parkgebühren und andere kleine Anschaffungen.

In regelmäßigen Abständen muss eine Abstimmung des Portokassenfonds durch eine Depotbank erfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass fehlendes Geld frühzeitig erkannt und lokalisiert wird, während das Problem noch behoben werden kann. Darüber hinaus bleibt die Depotbank in Schach, da selbst kleine Bargeldbeträge missbraucht werden können. Bargeldmissbrauch ist eine häufige Form der Veruntreuung in kleinem Umfang und kann über einen Zeitraum von Jahren leicht zu Geldverlusten in Höhe von mehreren Tausend Dollar führen, wenn nicht dagegen vorgegangen wird.

Asset-Smart.

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