Eine Lastschrift, auch Lastschrift genannt, ist eine Art Buchhaltungsdokument, mit dem ein Betrag identifiziert wird, der dem Konto eines Kunden belastet wird. In manchen Fällen handelt es sich bei der Notiz um ein internes Dokument, das es Ihnen ermöglicht, die Gebühren und das Konto zu dokumentieren, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. In anderen Fällen erfüllt eine Lastschriftanzeige eine ähnliche Funktion wie eine Rechnung, sodass der Kunde das Dokument als Grundlage für die Übermittlung einer Zahlung verwenden kann.
Als internes Dokument kann eine Lastschrift genutzt werden, um Belastungen auf ein Kundenkonto zu verbuchen, das noch nicht in Rechnung gestellt wurde. Dies kann die aktuelle Nutzung umfassen, die seit der letzten Anweisung stattgefunden hat. Sobald Sie mit der Erstellung einer Rechnung für den letzten Abschlusszeitraum beginnen, werden alle seit dem letzten Abschlusstermin erstellten Notizen als Dokumentation zur Unterstützung der Artikel auf der neuen Rechnung verwendet. Während in der Vergangenheit die Lastschriftanzeige nur in Papierform aufbewahrt wurde, ermöglichen einige Buchhaltungssoftwaresysteme heute die Erstellung einer elektronischen Notiz, die zur Vervollständigung der Details einer Kundenrechnung abgerufen und verwendet werden kann.
Als Ersatzdokument für eine Rechnung kann die Lastschrift dazu verwendet werden, den fälligen Saldo eines Kontos anzupassen, wenn eine zuvor angefallene Belastung aus irgendeinem Grund in dieser Rechnung weggelassen wird. Wenn beispielsweise Sonderpreise, die einem Kunden durch einen Vertrag gewährt wurden, ablaufen und die Details im Abrechnungssystem nicht aktualisiert werden, werden für einen Abrechnungszeitraum möglicherweise Tarife abgerechnet, die älter und nicht mehr anwendbar sind. , statt Standardtarife für Waren und erbrachte Dienstleistungen. In diesem Fall kann das Unternehmen eine Lastschrift ausstellen und eine Kopie an den Kunden senden, den fälligen Restbetrag auf dieser Rechnung anpassen und verlangen, dass der Restbetrag innerhalb einer bestimmten Frist vorgelegt wird.
So wie eine Gutschrift oft verwendet wird, um eine Anpassung des fälligen Saldos auf einem Kundenkonto vorzunehmen, indem ein Teil der aufgelaufenen Gebühren entfernt wird, kann eine Lastschrift als Mechanismus zum Hinzufügen von Gebühren verwendet werden. Die tatsächliche Die Einzelheiten im Memo variieren je nach den Unternehmensrichtlinien und der Einhaltung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze. Das Dokument wird jedoch wahrscheinlich alle Informationen enthalten, die erforderlich sind, um letztendlich einen Posten auf einer Rechnung zu erstellen. Darüber hinaus reichen die Angaben in der Belastungsanzeige aus, um den Verlauf der Transaktion vom Zeitpunkt der Belastung bis zum Rechnungsdatum nachzuverfolgen.
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