Was macht eine Debitorenbuchhaltung?

Unter Debitorenbuchhaltung versteht man ein Konzept, bei dem ein Unternehmen seinen Kunden kurzfristige Kredite gewährt. Wenn beispielsweise ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit verkauft, muss die Debitorenabteilung Aufzeichnungen darüber führen, wer dem Unternehmen Geld schuldet und wann Kunden Rechnungen bezahlen müssen. Möglicherweise gibt es in dieser Abteilung auch andere Aufgaben, wie z. B. den Abgleich von Kundenkonten, den Ausgleich von Forderungen gegenüber übergeordneten Konten und die Erstellung von Fälligkeitsberichten, um festzustellen, welche Kunden bei Zahlungen auf offene Konten weit im Rückstand sind. Kleinere Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über eine eigene Abteilung für die Debitorenbuchhaltung; Stattdessen übernimmt eine einzelne Person diese Aufgaben. Diese Abteilung ist eine der wichtigsten in Buchhaltungsbüros, da sie teilweise den Cashflow eines Unternehmens kontrolliert.

Das Anbieten kurzfristiger Kreditkonten für Kunden ist eine Möglichkeit für ein Unternehmen, mehr Verkäufe bei denen zu erzielen, die kein Bargeld zur Hand haben. Ein Unternehmen kann seine Debitorenabteilung nutzen, um kleinere Bonitätsprüfungen bei Kunden durchzuführen, die ein Händlerkonto suchen. Dies kann die Überprüfung von Unterlagen bei anderen Anbietern beinhalten, die potenziellen Kunden Handelskreditkonten angeboten haben. Diese historischen Aufzeichnungen können Aufschluss darüber geben, wie gut der potenzielle Kunde seine Rechnungen bezahlen wird. Die Debitorenbuchhaltung kann nicht abschließend über Kreditkonten entscheiden und überlässt diese Verantwortung dem Verantwortlichen.

Die tägliche Arbeit in einer Debitorenbuchhaltung ist oft repetitiv, ebenso wie viele verschiedene Tätigkeiten in einer Buchhaltungsabteilung. Buchhalter sortieren täglich Post und suchen nach Kundenzahlungen. Falls vorhanden, stempeln die Buchhalter die erhaltene Zahlung mit einem Datumsstempel ab und eröffnen das Konto des Kunden im Hauptbuch des Unternehmens. Möglicherweise ist ein kurzer Abgleich erforderlich, um festzustellen, welche offenen Rechnungen der Scheck zahlungstechnisch abdeckt. Wenn der Kunde für eine vom Unternehmen gesendete Abrechnung bezahlt, kann dieser Abstimmungsprozess einfacher sein, da ein Teil der Arbeit bereits abgeschlossen ist.

Sobald Buchhalter Bargeld von Kunden erhalten, Forderungen abgleichen und Zahlungen verbuchen, kann ein weiterer Abgleich erforderlich sein. Dies kann mit der Erstellung eines Altersberichts beginnen, um festzustellen, welche Kunden noch Geld schulden und wie alt die offenen Konten sind. Bei extremer Verspätung können Mitteilungen an Kunden gesendet werden, in denen sie zur sofortigen Zahlung offener Forderungen aufgefordert werden. Die Debitorenbuchhaltung ist in der Regel dafür verantwortlich, diese Aktivität monatlich abzuschließen. Auch der Abgleich der Stammforderungen mit dem Fälligkeitsbericht kann ein monatliches Projekt sein.

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