Interne Kontrollen sind eine Praxis, die es seit Hunderten von Jahren gibt und die sich in erster Linie darauf bezieht, wie Organisationen ihre internen Abläufe oder Informationen verwalten und schützen. Eine gängige Praxis dieser Kontrollen besteht darin, die Finanzinformationen eines Unternehmens zu überprüfen und ein System von Prozessen oder Aktivitäten zu schaffen, um Betrug und Unterschlagung zu verhindern. Unternehmer und Manager sind in der Regel für die Erstellung und Implementierung interner Kontrollen verantwortlich. Größere Organisationen und öffentliche Unternehmen verfügen in der Regel über mehr Kontrollen als andere Unternehmen.
Oftmals werden interne Kontrollen in eine von zwei Gruppen unterteilt: Ziel oder Aktivität. Jede Gruppe beschreibt ähnliche Kontrollen und versucht, Finanzinformationen durch die Befolgung spezifischer Praktiken zu schützen. Die objektive Kategorisierung von Kontrollen umfasst Grundsätze, die das Vorhandensein, das Vorkommen, die Integrität, die Beurteilung und die Darstellung bzw. Offenlegung von Finanzinformationen bestimmen. Diese Kontrollen konzentrieren sich auf den buchhalterischen Aspekt von Finanzdaten. Nationale Rechnungslegungsstandards und -methoden werden vorschreiben, wie Unternehmen einzelne Finanztransaktionen erfassen, damit die Menschen eine klare Vorstellung von der finanziellen Leistung des Unternehmens haben.
Aktivitätskontrollen regeln die Aufgabentrennung, die Führung von Abteilungsunterlagen, die Überwachung des Betriebs, die Genehmigung von Mitarbeiteraktivitäten, die Sicherheit von Finanzdokumenten und Kundeninformationen, physische Sicherheitsmaßnahmen und die Genehmigung der abgeschlossenen Arbeit durch das Management. Diese Kontrollen eignen sich für die Beobachtungsüberprüfung durch Eigentümer, Direktoren, Manager und Vorgesetzte. Darüber hinaus müssen diese Kontrollen möglicherweise angepasst werden, wenn das Unternehmen wächst und expandiert. Mehr Standorte oder Informationen führen zu einem Anstieg des Papierkrams und der Buchhaltungsaktivität, was wiederum mehr Kontrollen bedeutet.
Aufgrund staatlicher Regulierung unterliegen börsennotierte Unternehmen regelmäßig umfangreichen internen Kontrollen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass börsennotierte Unternehmen den Aktionären, die die Haupteigentümer börsennotierter Unternehmen sind, genaue und transparente Informationen zur Verfügung stellen. Regierungen können auch häufig Vorschriften anpassen, um Korrekturmaßnahmen für frühere Kontrollversagen zu ergreifen.
Mithilfe von Audits können Unternehmen die Wirksamkeit und Effizienz ihrer internen Kontrollen ermitteln. Prüfungen, die in der Regel von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften durchgeführt werden, liefern eine Meinung Dritter über die finanziellen und betrieblichen Kontrollen eines Unternehmens. Prüfer stellen sicher, dass das Unternehmen externe Standards einhält, Mitarbeiter keine Kontrollen untergraben und Manager oder Vorgesetzte aktiv in den Geschäftsbetrieb des Unternehmens eingebunden sind.
Unternehmen können durch Audits auch feststellen, dass ihre Kontrollen für den Geschäftsbetrieb zu restriktiv sind. Kontrollen können die Erledigung einer Aufgabe durch einen Mitarbeiter erheblich behindern, indem sie die Genehmigung des Managements oder eines zweiten Mitarbeiters erfordern, der einen Teil der Aufgabe erledigen muss. Diese Probleme verringern die Produktivität und erhöhen gleichzeitig die Ausfallzeiten der Mitarbeiter, sodass das Unternehmen im Wesentlichen gezwungen ist, für die Ausfallzeiten eines Mitarbeiters zu zahlen.
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